Biuro Rachunkowe KEA Sp. z o.o. ul Prosta 36, 53-508 Wrocław, województwo Dolnośląskie | NIP 8971797583

tel.: 73 00 11818

tel2.: 73 00 11838

mail.:
biuro@kea.wroclaw.pl

Elektroniczne potwierdzanie sald

Elektroniczne potwierdzanie sald

Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny przeprowadzać inwentaryzację majątku wg ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień roku obrotowego. Jednym z elementów inwentaryzacji jest potwierdzanie sald przez kontrahentów, które stanowią o prawidłowości, wykazanych w księgach stanu aktywów i objaśniają rozbieżności, jakie niekiedy się pojawiają.  

Nie istnieje obowiązkowy wzór druku „potwierdzenie salda”, który należy stosować. Są jednak elementy, które są niezbędne, aby druk taki można było uznać za prawidłowy: dane nadawcy, dane odbiorcy, miejscowość i data wypełnienia formularza, numery oraz daty potwierdzanych należności z faktur, kwoty transakcji, data na którą saldo powinno zostać potwierdzone. Ponadto formularz „potwierdzenie salda” składa się z dwóch części: odcinka A oraz B. Odcinek B odbiorca druku „potwierdzenie salda” wypełnia, wpisując swoje zobowiązania oraz ewentualne różnice lub potwierdza prawidłowość salda, jeżeli wykaz nieopłaconych faktur jest zgodny z jego księgami. Odcinek A pozostawia u siebie w dokumentacji.

Praktyką powszechnie stosowaną jest dokonywanie potwierdzenia salda papierowo. Wówczas kontrahent zobowiązany jest do uzupełnienia, podpisania i odesłania otrzymanego druku w wyznaczonym terminie.

Obecnie większość korespondencji pomiędzy kontrahentami odbywa się poprzez pocztę elektroniczną, dlatego potwierdzanie sald w ten sposób znacznie przyspiesza i ułatwia omawiany proces. Potwierdzenie sald tą drogą jest możliwe, jeżeli: adres e-mailowy odbiorcy nie budzi wątpliwości; format przesłanego pliku, gwarantuje brak możliwości edycji pozycji zamieszczonych przez nadawcę; informacje zawarte w pliku są czytelne i zrozumiałe. Zastosowanie e-podpisu w wymianie informacji dotyczących potwierdzenia salda pomiędzy jednostkami, gwarantuje całkowitą autentyczność tej korespondencji, ale jego użycie nie jest wymagane.

Jednakże potwierdzenie salda w formie papierowej (opatrzonej podpisami nadawcy i odbiorcy) bądź elektronicznej, ale z użyciem e-podpisu, jest dla jednostek posiadających sporne należności przydatnym dowodem w ewentualnym dochodzeniu roszczenia. Takiego dowodu nie będzie natomiast stanowić potwierdzenie salda jedynie poprzez e-mail, bez e-podpisu.

Ostatnio na blogu

Wystawianie e-faktur

Wystawianie faktur elektronicznych to wygodna forma udokumentowania transakcji, stosowana przez wielu przedsiębiorców.

Paragony fiskalne w branży gastronomicznej

Ministerstwo Finansów kontynuuje kontrole związane z ewidencjonowaniem transakcji na kasie fiskalnej w branży gastronomicznej.

Wydłużony proces rejestracji do podatku VAT w 2017 r.

Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, wprowadzona z dniem 01.01.2017 r., wprowadziła szereg zmian.

Biuro Rachunkowe KEA Sp. z o.o.

ul. Prosta 36

53-508 Wrocław

tel.: 73 00 11818

tel2.: 73 00 11838

mail: biuro@kea.wroclaw.pl

godziny otwarcia: poniedziałek-piątek w godzinach 8:00-18:00

NIP: 8971797583

REGON: 022373988

Promocja dla nowych klientów!

Pierwsze dwa miesiące współpracy z rabatem w wysokości 50% na usługi ksiegowe!

wejdź na stronę >