Biuro Rachunkowe KEA Sp. z o.o. ul Prosta 36, 53-508 Wrocław, województwo Dolnośląskie | NIP 8971797583

Elektroniczne potwierdzanie sald

Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny przeprowadzać inwentaryzację majątku wg ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień roku obrotowego. Jednym z elementów inwentaryzacji jest potwierdzanie sald przez kontrahentów, które stanowią o prawidłowości, wykazanych w księgach stanu aktywów i objaśniają rozbieżności, jakie niekiedy się pojawiają.

Potwierdzenie Sald - Wzór/Druk

Nie istnieje obowiązkowy wzór druku „potwierdzenie salda”, który należy stosować. Są jednak elementy, które są niezbędne, aby druk taki można było uznać za prawidłowy: dane nadawcy, dane odbiorcy, miejscowość i data wypełnienia formularza, numery oraz daty potwierdzanych należności z faktury, kwoty transakcji, data na którą saldo powinno zostać potwierdzone. Ponadto formularz „potwierdzenie salda” składa się z dwóch części: odcinka A oraz B. Odcinek B odbiorca druku „potwierdzenie salda” wypełnia, wpisując swoje zobowiązania oraz ewentualne różnice lub potwierdza prawidłowość salda, jeżeli wykaz nieopłaconych faktur jest zgodny z jego księgami. Odcinek A pozostawia u siebie w dokumentacji.

Praktyką powszechnie stosowaną jest dokonywanie potwierdzenia salda papierowo. Wówczas kontrahent zobowiązany jest do uzupełnienia, podpisania i odesłania otrzymanego druku w wyznaczonym terminie.

Obecnie większość korespondencji pomiędzy kontrahentami odbywa się poprzez pocztę elektroniczną, dlatego potwierdzanie sald w ten sposób znacznie przyspiesza i ułatwia omawiany proces. Potwierdzenie sald tą drogą jest możliwe, jeżeli: adres e-mailowy odbiorcy nie budzi wątpliwości; format przesłanego pliku, gwarantuje brak możliwości edycji pozycji zamieszczonych przez nadawcę; informacje zawarte w pliku są czytelne i zrozumiałe. Zastosowanie e-podpisu w wymianie informacji dotyczących potwierdzenia salda pomiędzy jednostkami, gwarantuje całkowitą autentyczność tej korespondencji, ale jego użycie nie jest wymagane.

Jednakże potwierdzenie salda w formie papierowej (opatrzonej podpisami nadawcy i odbiorcy) bądź elektronicznej, ale z użyciem e-podpisu, jest dla jednostek posiadających sporne należności przydatnym dowodem w ewentualnym dochodzeniu roszczenia. Takiego dowodu nie będzie natomiast stanowić potwierdzenie salda jedynie poprzez e-mail, bez e-podpisu.


04.08.2017 / KEA

Ostatnio na blogu

Elektroniczna wysyłka Deklaracji VAT i JPK

Dowiedz się więcej o obowiązku składania JPK VAT od 2018 roku oraz o planowanej likwidacji deklaracji VAT od roku 2019.

Dobre biuro rachunkowe – co zyskujesz ze współpracy?

Pewnie nie raz się zastanawiałeś czy warto prowadzić samemu księgowość czy jednak zlecić ten obowiązek w biurze rachunkowym.

Składki na ZUS 2018 – ile wzrosły przez ostatnie lata?

Rok 2018 dla przedsiębiorców będzie kolejnym rokiem podwyżek składek na ubezpieczenie społeczne.