Inwenataryzacja ksiąg rachunkowych

W zależności od formy składników majątku bądź przepisów ustawy o rachunkowości inwentaryzacji dokonać należy wg następujących metod:

• spis z natury,
• potwierdzenie sald z podmiotami zewnętrznymi,
• porównanie dokumentów i ich weryfikacja.

W drodze spisu z natury, zwanego inwentaryzacją, należy objąć następujące składniki aktywów i pasywów:

• aktywa pieniężne, z wyłączeniem środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, np. kasy,
• papiery wartościowe (papiery, które są w posiadaniu przez Państwa, np. czeki, weksle, akcje, obligacje w materialnej postaci, tzn. takie, w których zawarte w nich prawa są zapisywane na papierowym dokumencie)
• zapasy, czyli rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
• środki trwałe, z wyjątkiem tych, do których dostęp jest znacznie utrudniony oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji,
• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
• inne składniki aktywów będące własnością innych firm, np.powierzonych na podstawie umowy leasingu.

Wskazać należy, iż w przypadku wykazania w spisie aktywów będących własnością innych podmiotów, istnieje obowiązek powiadomienia tych podmiotów o wynikach spisu.

W drodze potwierdzenia sald z podmiotami zewnętrznymi, należy objąć następujące składniki:

• aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej (tzn. takie, w których informacje łącznie ze zmianami praw własności są zawarte w formie zapisu komputerowego),
• należności, w tym z udzielonych pożyczek,
• aktywa powierzone podmiotom zewnętrznym – jeśli podmioty te prowadzą księgi rachunkowe, wówczas są obowiązani do spisania obcych składników majątku oraz przesłania Państwu stosownego powiadomienia.

W drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami należy zinwentaryzować:

• środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• grunty, oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (np. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu),
• należności sporne i wątpliwe,
• rozrachunki z podmiotami nie prowadzącymi ksiąg rachunkowych,
• rozrachunki z tytułów publicznoprawnych,
• aktywa i pasywa takie jak kapitały własne, rezerwy, wszystkie zobowiązania, fundusze specjalne, rozliczenia międzyokresowe, wartości niematerialne i prawne, składniki, dla których ustawa o rachunkowości przewiduje inwentaryzację w formie spisu z natury albo przez potwierdzenie, a wskazany sposób dokonania inwentaryzacji nie był możliwy z uzasadnionych przyczyn.

Inwentaryzacja powinna zostać dokonana na ostatni dzień roku obrotowego, czyli na dzień 31 grudnia 2014 r. w zakresie:

• aktywów pieniężnych i papierów wartościowych,
• produktów w toku, materiałów, towarów, produktów gotowych, jeżeli w ciągu roku na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości następowało ich odpisywanie w koszty.

Inwentaryzację innych składników aktywów i pasywów uznaje się za wykonaną zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, jeśli rozpoczęto ją nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.

Składniki takie jak:

• zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych, półproduktów znajdujących się w strzeżonych magazynach, objętych ewidencją ilościowo-wartościową mogą być poddane spisowi z natury raz w ciągu dwóch lat,
• nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, inne środki trwałe, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym mogą być poddane spisowi raz w ciągu 4 lat.